Solo cinque anni fa, pensare a un ufficio diverso da quello di Gordon Gekko in Wall Street era praticamente impensabile. Un’unica sede per ogni dipendente – salvo che non fosse in ferie o in malattia – stanze singole con ufficio e scrivania oppure, unica concessione alla modernità: open space con cubicoli in compensato ad alto tasso di invivibilità. Naturalmente: almeno una sala riunioni per piano, debitamente allestita con tavolo ovale, sedie a rotelle e l’immancabile proiettore tv. Cascasse il mondo: rigorosamente un sistema di videoproiezione per ogni sala riunioni, non importa se tra un utilizzo e l’altro passavano o passano anni.
Oggi, lo sappiamo bene, l’organizzazione aziendale non è più così. Per prima cosa, non esiste più un solo modello organizzativo, ma più modelli, elastici, pensati per ottimizzare il lavoro massimizzando i profitti e riducendo i costi. E in secondo luogo, la tecnologia ha seguito – o per meglio dire: ha affiancato – questo cambiamento. I prodotti non sono più gli stessi per ogni ufficio, ma anzi variano a seconda dei bisogni e dell’uso che se ne fa. Un criterio decisamente meno schematico e molto più razionale, nel quale le soluzioni di Digital Signage si sono inserite in modo naturale, aderendo perfettamente al concetto “un prodotto per ogni necessità”.
Smart working, Coworking e sale riunioni intelligenti
La novità forse più evidente nei nuovi modelli di organizzazione aziendale, è il fatto che sia venuto meno il dogma “tutti i dipendenti in sede”. Il classico cartellino da timbrare ormai lo si sente nominare solo in combinazione con la parola “furbetti”, mentre sempre più aziende offrono diverse opportunità organizzative ai propri dipendenti. Si va dal test della giornata settimanale di lavoro da remoto, che permette ad esempio ai fuorisede di tornare a casa, fino al vero e proprio nomadismo digitale, in cui i dipendenti collaborano dall’esterno, utilizzando come postazione lavorativa la scrivania di casa o un centro di coworking. Situazioni che richiedono più una lavagna lim, o un proiettore interattivo.
Tutto questo naturalmente incide anche sulle riunioni aziendali. Non ha senso, infatti, destinare spazio e risorse a una stanza per accogliere collaboratori o clienti che non si trovano fisicamente in sede. E parallelamente diventa necessario spostare le risorse su quelle modalità che consentono un’interazione rapida e fluida anche con chi sta assistendo alla riunione via computer. Ecco perché investire su monitor di qualità anziché su proiettori vecchio stampo, oggi, è la scelta vincente per le aziende che vogliano rimanere al passo con i tempi.
La differenza tra monitor e proiettore
Fino a quando il modello organizzativo è rimasto quello tradizionale, proiettori 4k e sale riunioni andavano perfettamente d’accordo. Ogni ufficio aveva, infatti, sale di grandi dimensioni che all’occorrenza venivano oscurate, e personale destinato specificamente alle mansioni di collegamento della miriade di cavi. Tutte spese che erano una dotazione scontata in ogni azienda. Oggi, come abbiamo detto, non è più così, e le nuove esigenze di organizzazione portano ad avere sale riunioni di dimensioni ridotte, nelle quali i monitor la fanno decisamente da padrone. Non solo perché sono più piccoli rispetto a un proiettore digitale e quindi si adattano anche ad ambienti medi, ma anche perché non è necessario preparare la sala in alcun modo, risparmiando così tempo e soldi.
I monitor di Digital Signage, come la lavagna lim, inoltre, sono ottimizzati per offrire il massimo della qualità anche nell’ambito di riunioni e videoconferenze cui alcuni dei partecipanti sono connessi da remoto. L’alta compatibilità con tutti i sistemi di controllo AV professionali , in particolare certificata Crestron Connected Ⓡ per un più alto livello di compatibilità con i controlli AV professionali, facilita infatti il coworking proprio con chi è collegato da remoto. Ma non solo: oltre che più efficienti, queste soluzioni non richiedono investimenti importanti per l’acquisto e l’installazione, i prezzi lim e degli altri prodotti sono assolutamente competitivi. Né sarà necessaria una continua sostituzione delle lampade. Anzi, con la garanzia on site di 36 mesi ogni guasto tecnico vedrà l’intervento in sede di personale qualificato per le riparazioni, e un’eventuale sostituzione gratuita.
I monitor a confronto di un proiettore possono essere collocati ovunque, sono una soluzione molto più flessibile rispetto a un proiettore, non hanno bisogno di costosissimi schermi da proiezione e lavori di muratura, ma una semplice ethernet dove possibile (tutti sono dotati di wi-fi) e un cavo di alimentazione.
Anche l’investimento è smart
La sala riunioni ha mantenuto indiscutibilmente la sua importanza quindi, anche grazie agli strumenti che le hanno permesso di rimanere al passo con i tempi, discutendo le nuove idee, stipulando accordi con clienti e partner commerciali, impostando promemoria, registrando contenuti, e condividendo documenti e immagini anche con chi è connesso a distanza. Il tutto risparmiando sull’acquisto di diversi proiettori, e sull’inserimento di personale qualificato che si occupi della preparazione della sala. Decisamente un passo in avanti che permette a ogni impresa di dare un’immagine moderna, dinamica e in grado di fronteggiare i mutamenti generazionali rimanendo sempre aggiornata. Un biglietto da visita di tutto rispetto per diffondere una filosofia aziendale di sicuro impatto.
Già, ma a che prezzo? Praticamente nessuno. Certamente è possibile ricorrere alle soluzioni tradizionali, acquistando dei monitor da sostituire quando le tecnologie sono ormai superate. Ma c’è anche un’altra possibilità, che è quella del noleggio operativo. Con il noleggio operativo si sceglie il monitor di Digital Signage e il relativo pacchetto, che può includere anche servizi di assistenza completi, e lo si paga versando un piccolo canone mensile, per un periodo della durata complessiva di 3 anni. Decorso il triennio, è possibile scegliere se acquistare il prodotto, o rinnovare il noleggio operativo sostituendo il monitor con un modello di ultima generazione.
Rimanere sempre aggiornati a un prezzo piccolo
È più facile e più conveniente di quanto si pensi. Non solo infatti il noleggio operativo permette un completo aggiornamento delle tecnologie senza incidere sulla liquidità. Ma si rivela un risparmio anche sotto altri punti di vista. Ad esempio, il canone in bilancio risulta come costo, ed è dunque interamente deducibile dalle tasse. E inoltre, non sono poche le Regioni italiane che aderiscono a programmi europei di rinnovamento tecnologico, con bandi per la destinazione di investimenti a fondo perduto proprio in favore di quelle aziende che intendono rinnovare le proprie tecnologie con strumenti più tecnologici, ma anche a minor impatto ambientale.
Un aspetto da non sottovalutare, specie per chi gestisce uffici di grandi dimensioni è, infatti, il costo in bolletta. Decisamente ridotto rispetto ai consumi previsti per strumenti più vecchi. In poche parole: nessun investimento iniziale, e la possibilità di sfruttare sale riunioni più piccole, lavorando in modo efficiente ma con consumi minori. Il tutto migliorando anche la propria immagine aziendale. Si può chiedere di più?